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Área de Administración de Servicios Institucionales

Marianella Guardiola
Marianella Guardiola Leiva
Directora

Sobre la encargada

Preparación Académica: Licenciada en Administración de Negocios con énfasis en Recursos Humanos.

Experiencia Laboral: ha laborado en las siguientes áreas: Centro de Capacitación y Desarrollo, Gestión de Recursos Humanos, Reclutamiento y Selección de Personal, Auditoría de la Gestión de Recursos Humanos, Área de Desarrollo Estratégico, y recientemente tiene a cargo la Unidad de Gestión Institucional de Recursos Humanos y como recargo el Área Administración de Servicios Institucionales, ha participado como evaluadora del Premio Nacional de la Calidad y Prácticas Promisorias.

Definición

El área tiene a cargo los procesos y actividades que sirven de soporte y apoyo para que los niveles Gerenciales, de Asesoría y las Unidades del Área Funcional Técnica, realicen su labor de forma eficaz y eficiente.

Como tal le corresponde la planificación, obtención, asignación, registro, control y evaluación de los recursos humanos, materiales y financieros de la entidad; por lo que debe promover el uso eficiente y eficaz de los recursos institucionales.

Estructura Orgánica Interna

El Área de Administración de Servicios Institucionales está conformada por cuatro cuatro Unidades a saber:

Funciones

  1. Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos:
    1. Gestionar y desarrollar en forma integral al grupo humano de la Dirección General de Servicio Civil.
    2. Administrar y conducir el desarrollo y la gestión de recursos humanos de la DGSC.
    3. Capacitar y actualizar de manera continua al funcionario de la Dirección General.
    4. Emitir resoluciones administrativas y sanciones disciplinarias relacionadas con la gestión humana, aplicando el régimen disciplinario correspondiente.
    5. Controlar y brindar el seguimiento de los sistemas de pago a servidores y velar por su actualización y mantenimiento permanentes.
    6. Establecer estudios técnicos que garanticen la equidad interna en el pago de los servicios de los funcionarios de la DGSC.
    7. Cumplir las políticas y directrices para el reclutamiento, selección contratación, promoción y desarrollo del equipo humano de la DGSC.
    8. Emisión de estudios de clima organizacional, así como el impulso de los ajustes que sean necesarios producto de la realización de dichos estudios.
    9. Aplicar técnicas modernas en la administración de recursos humanos que permitan la confección de Cuadros de Reemplazo, el couching y cualesquiera otras que coadyuven al desarrollo de los recursos humanos de la DGSC.

    La Dirección General de Servicio Civil cuenta con una Unidad Médica (UMED), misma que está bajo la coordinación de la Oficina de Gestión Institucional de Recursos Humanos y brinda los siguientes servicios:

    1. Brindar consejo y asistencia médica básica a los empleados de la DGSC.
    2. Brindar apoyo médico asistencial preventivo a los empleados de la DGSC.
    3. Colaborar con el mejoramiento de la salud ocupacional de los empleados de la DGSC.
    4. Colaborar en la capacitación del personal de la DGSC, en materia medica, prevención de accidentes ocupacionales y enfermedades laborales.
    5. Desarrollar en la DGSC, una cultura de prevención en salud.
  2. Unidad de Gestión Presupuestaria y Suministros:
    1. Formular, ejecutar y controlar presupuestario, para una oportuna administración de los recursos financieros y una asignación, registro y control de los mismos.
    2. Dotar a la organización de materiales, equipos y servicios de manera oportuna para la adecuada prestación de sus servicios.
    3. Establecer mecanismos de control interno que garanticen el adecuado manejo de los materiales y suministros en custodia.
    4. Establecer mecanismos de seguimiento para el pago de servicios prestados a la institución.
    5. Promover el desarrollo y mantenimiento de una cultura institucional de uso racional de los recursos financieros y la elaboración de informes y reportes financieros y presupuestarios para la toma oportuna de decisiones.
    6. Administrar la adquisición de bienes y servicios de conformidad con los requerimientos y la disponibilidad de recursos financieros; manejo y mantenimiento de la bodega de materiales y suministros.
    7. Elaborar, conjuntamente con las diferentes áreas de la institución, la formulación presupuestaria de la institución, y participar activamente en el proceso de planificación estratégica institucional.
  3. Unidad de Servicios Generales:
    1. Establecer sistemas de mantenimiento preventivo y correctivo de la planta física, equipo y flota vehicular para garantizar la adecuada prestación de los servicios institucionales.
    2. Garantizar la adecuada vigilancia institucional para proteger los edificios, bienes, funcionarios y usuarios de la DGSC.
    3. Administrar las tarjetas de combustible y establecer los parámetros de acceso al sistema de información computadorizado, las conciliaciones, el control de combustible y la presentación de los reportes mensuales.
    4. Brindar eficientemente el servicio de soda comedor, garantizando el manejo y uso racional de los recursos y bienes que se adquieren, así como, la calidad y los buenos hábitos de higiene.
    5. Dar soporte a las actividades institucionales que se realicen durante el año, tales como actos culturales, sociales y cívicos, conferencias y reuniones de trabajo.
    6. Mantener los sistemas de limpieza y ornato que garanticen el aseo de las instalaciones de la DGSC.
    7. Brindar servicios de transporte a los funcionarios de la DGSC en actividades propias de la institución.
    8. Brindar el servicio de reproducción y encuadernación de documentos.
  4. Centro de Información Documental(CIDSECI): ir al sitio de CIDSECI (abre nueva pestaña)
    1. Albergar un Repositorio Institucional Virtual especializado en empleo público, conformado además por el Archivo Central y una Biblioteca.
    2. Brindar una efectiva gestión de administración documental, que permita el adecuado archivo de la información y documentación de la institución, de manera que se encuentre en medios impresos o magnéticos.
    3. Salvaguardar el patrimonio documental institucional con el fin de impulsar una efectiva gestión del conocimiento bajo una plataforma tecnológica moderna, denominada CIDSECI.
    4. Administrar, almacenar y divulgar la producción intelectual institucional, al servicio del sector público costarricense y ciudadanía en general.
    5. Asesorar a las diferentes instancias institucionales en materia de archivo y clasificación de la documentación institucional.
    6. Desarrollar normativa y procedimientos técnicos, que permitan una adecuada clasificación y archivo de la información y documentación institucional.
    7. Velar por el uso adecuado de la información y documentación de la institución por parte de los funcionarios de la DGSC.

Competencias relevantes

Gestionar la formulación, aprobación y ejecución del presupuesto institucional; administrar y salvaguardar el patrimonio documental; brindar la atención de salud integral al trabajador de manera oportuna y preventiva; generar un buen clima de trabajo, aumentar la satisfacción del cliente, mejorar la productividad, reducir el ausentismo y minimizar los conflictos; brindar los servicios de limpieza, correspondencia, seguridad y vigilancia y transportes de manera oportuna.